Cómo abrir documentos de Word, Excel y Power Point sin tener instalado Microsoft Office

Prescindiendo de Office, mediante Word Viewer, Excel Viewer y PowerPoint ViewerEste artículo describe cómo instalar y utilizar las herramientas gratuitas de Microsoft: Word Viewer, Excel Viewer y Power Point Viewer, que permiten ver, copiar e imprimir archivos de Microsoft Office en ordenadores que no cuentan con esta suite ofimática. No, no es posible editar los archivos.

Las tres son compatibles con prácticamente todos los formatos de Word, Excel y Power Point:

  • En el caso de Word Viewer, desde WordPerfect 5.x (.wpd) a los actuales formatos .docx.
  • Excel Viewer es compatible con los archivos generados a partir de la versión Microsoft Excel 97.
  • Por último, PowerPoint Viewer, al igual que ocurre con Excel Viewer, es compatible con los archivos generados a partir de la versión Microsoft PowerPoint 97.

Instalar Word Viewer, Excel Viewer o PowerPoint Viewer

Para poder utilizar Word Viewer, Excel Viewer o PowerPoint Viewer no sólo es necesario descargar cada una de estas herramientas del Centro de descarga de Microsoft, también se necesita un módulo de compatibilidad que permite a los respectivos visores trabajar con los formatos de archivo de Word, Excel y PowerPoint 2007 y posteriores. Vamos a instalar Word Viewer como ejemplo:

Accedemos a la página de Word Viewer y descargamos el archivo: Captura de la página de descarga de Word Viewer en el Centro de descargas de Microsoft

Una vez descargado, lo instalamos. El primer paso consiste en aceptar los términos de licencia por partida doble: Términos de licencia de Word Viewer I

Términos de licencia de Word Viewer IIA continuación, seleccionamos la unidad donde queremos instalar el programa y hacemos clic en Instalar: Selección de unidad de instalación en Word Viewer

Progreso de instalación de Word ViewerInstalación completada de Word Viewer

La instalación de Excel Viewer y PowerPoint Viewer es prácticamente igual a la de Word Viewer.

Una vez finalizada la instalación de Word Viewer, Excel Viewer o PowerPoint Viewer, descargamos e instalamos el Módulo de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivo de Word, Excel y PowerPoint (el nombre del archivo es FileFormatConverters.exe): Página del Módulo de compatibilidad de Word Viewer, Excel Viewer y PowerPoint Viewer en el Centro de descargas de Microsoft

Aceptamos los términos de licencia y se realizará la instalación: Términos de licencia del Módulo de compatibilidad de Word Viewer, Excel Viewer y PowerPoint Viewer

Para abrir documentos de Office 2007 o posterior en versiones de Office anteriores basta con instalar el módulo de compatibilidad, como puede leerse en este artículo de Microsoft. Eso sí, todo apunta a que las características implementadas en las versiones posteriores de Office no estarán disponibles, por lo que los documentos pueden sufrir ligeras modificaciones.

 

Ejecutar Word Viewer, Excel Viewer o PowerPoint Viewer

Ejecutar cualquiera de estos programas no tiene mucha historia: basta hacer doble clic en el archivo correspondiente para acceder a su contenido. Veamos algunas capturas de pantalla de Word Viewer y Excel Viewer.

Al abrir determinados archivos, WordViewer puede mostrar un mensaje de advertencia indicando que algunas características del documento pueden verse afectadas (como se puede ver en la siguiente imagen):

Mensaje de advertencia de Word Viewer cuando se modifican algunas características del documentoLa interfaz de Word Viewer es la utilizada por la versión de Word anterior a Office 2007. Captura de pantalla de Word Viewer

¿Y qué ocurre con Excel? Pues más de lo mismo. Basta con hacer doble clic sobre el archivo y se visualizará el documento. En esta ocasión, la interfaz de Excel Viewer sí es la de Office 2007.

Captura de pantalla de un documento en Excel Viewer

Las opciones que están disponibles en Word Viewer son básicamente para cambiar la forma de ver el documento en pantalla, hacer zoom, imprimir el documento o seleccionar y buscar texto.

Menú Ver de WordViewer

La barra de herramientas de Excel Viewer nos desvela las funciones disponbiles: imprimir, buscar, copiar y seleccionar.

Captura de pantalla de la barra de herramientas de Excel Viewer

 

Otras formas de abrir documentos sin tener instalado Office

Si eres usuario de Gmail o de Hotmail, ambos cuentan con herramientas online para ver y editar documentos de Office. Gmail lo hace a través de Google Docs y Hotmail a través de Office Web Apps. El inconveniente del segundo es que requiere Microsoft Silverlight para poder utilizarlo (aunque instalarlo es muy fácil y se puede hacer desde el propio Hotmail). Veamos algunas capturas de pantalla (Word Web App y Google Docs):

Captura de pantalla de Word Web App Captura de un documento de Word abierto en Google Docs

Ambos incluyen funciones básicas de edición para dar formato al texto: tipo, tamaño y color de la tipografía; negritas, cursiva, subrayado; numeración y viñetas; aumentar y disminuir sangría; o alineación de párrafos. También es posible incluir imágenes e hipervínculos. Edición de archivos en Word Web App

Edición de un documento de Word online a través de Google DocsPor último, otra forma de abrir documentos de Office viene de la mano de la suite ofimática LibreOffice, que como su propio nombre indica es software libre, y en concreto, a través de su procesador de textos Writer.

Documento de Word abierto mediante LibreOffice Writer

Enlaces

Páginas oficiales en el Centro de descargas de Microsoft de Word Viewer, Excel Viewer y PowerPoint Viewer (en ese orden):

Módulo de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivo de Word, Excel y PowerPoint:

http://www.microsoft.com/downloads/es-es/details.aspx?FamilyID=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466

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